فارابی برای سازمان نظام مهندسی ساختمان
برای ریاست و هیئتمدیره، مدیران، رؤسای دفاتر نمایندگی و مسئولان واحدهایی که روزانه با پرسش، پیگیری و مهلت سروکار دارند.
دردهای سازمان، به زبان مدیر
پیگیری، بلای جان واحدها نشده است؟
اعضا برای یک وضعیت ساده، چند بار تماس میگیرند: واحد خدمات مهندسی، عضویت، مالی، دبیرخانه. کارشناس واحد، میان پاسخ به تلفن و کار پرونده تقسیم میشود. نه عضو راضی است، نه کارمند.
هماهنگی بین واحدها و دفاتر چقدر هزینه دارد؟
اطلاعیهای که باید به همه برسد، در چند کانال و چند نسخه پخش میشود. دفتر نمایندگی خبر را دیر میگیرد یا نسخهٔ قدیمی را نگه میدارد. ستاد از اجرای یکنواخت مطمئن نیست.
بار پشتیبانی هر سال سنگینتر میشود؟
شمار اعضا و خدمات زیاد است؛ اما نیروی پشتیبانی محدود. بخش عمدهٔ تماسها و پیامها، پرسشهای تکراری است که پاسخش از قبل در مقررات و اطلاعیهها وجود دارد. پاسخگویی به این حجم، فرصت کار تخصصی را از واحد میگیرد.
شفافیت، همیشه برقرار نیست؟
عضو نمیداند امورش در چه وضعیتی است و از کجا بپرسد. واحد هم نمیداند عضو دقیقاً کجا گیر کرده است. مدیریت هم تصویر روشنی از نقاط گلوگاه ندارد.
مهلتها و اطلاعیهها به موقع به دست فرد نمیرسد
گزارشهای مرحلهای، تمدیدها، دورهها و مهلتهای داخلی، همه وقتی مهم میشوند که نزدیکاند. اگر اطلاعرسانی به فرد نرسد، پیگیری میافتد روی دوش کارمند و عضو باز هم متضرر میشود.
آنچه عضو و مجموعه حس میکنند
آنچه عضو حس میکند
- پاسخ را همانجا میگیرد. نه جستوجوی بینتیجه در وب، نه انتظار در پشت خط تلفن.
- میداند امورش در چه وضعیتی است و قدم بعدی چیست.
- مهلتهایش را بهموقع میبیند؛ در کانالی که هر روز دارد باز میکند.
- اگر پاسخ نگرفت، پیامش گم نمیشود؛ به واحد درست میرسد و وضعیتش را میبیند.
- در هر ساعتی از شبانهروز و از هر شهری، همان پاسخ را میگیرد که عضوِ دیگر در مرکز میگیرد.
آنچه مجموعه حس میکند
- تماسهای تکراری کمتر میشود؛ وقت کارشناس به موارد اختصاصی میرود.
- اطلاعیهها یکجا و هماهنگ منتشر میشود؛ نگرانی از نسخهٔ پراکنده کم میشود.
- میتوان دید عضوها بیشتر دربارهٔ چه موضوعاتی میپرسند؛ یعنی کجا باید اطلاعرسانی یا آموزش تقویت شود.
- پاسخگویی سازمان، در ستاد و دفاتر نمایندگی، یکدست میشود.
فارابی چه چیزی را تضمین نمیکند
صادقانه میگوییم:
- فارابی جایگزین کارشناس، مسئول واحد یا تصمیم مدیر نیست. تصمیم همیشه با انسان است.
- فارابی مرجع قانونی مقررات نیست؛ از اطلاعات و مصوبات خود سازمان استفاده میکند.
- پاسخِ سامانه در حد اطلاعات در اختیارش است؛ اگر اطلاع کافی نباشد، موضوع را به انسان ارجاع میدهد.
- سامانه جای هیچیک از سامانههای موجود سازمان را نمیگیرد؛ در کنارشان کار میکند.
چگونه شروع میشود
جلسهٔ معرفی با مدیران و مسئولان واحدهای ذیربط.
شناسایی پرسشهای پرتکرار و اطلاعیههای کلیدی سازمان.
تنظیم سامانه با ادبیات و فرایندهای همان سازمان.
ارائه به بخشی از اعضا، دریافت بازخورد، و گسترش تدریجی.
فارابی برای سازمان حرفهای شما
درخواست جلسهٔ معرفی بدهید؛ جلسهای کوتاه با محوریت نیازهای همان سازمان برگزار میکنیم.